হজযাত্রী সমন্বয়, লিড এজেন্সি নির্ধারণ ও মোয়াজ্জেম নির্বাচনের সময় বেঁধে দিয়েছে ধর্ম বিষয়ক মন্ত্রণালয়।  আগামী ২৮ ডিসেম্বরের মধ্যে হজ কার্যক্রম পরিচালনাকারী এজেন্সিসমূহকে এ সকল কার্যক্রম সম্পন্ন করতে হবে বলে ধর্ম বিষয়ক মন্ত্রণালয়ের হজ-১ শাখা হতে এ সংক্রান্ত নির্দেশনা জারি করা হয়েছে।

এতে আরও বলা হয়েছে, সমন্বয় কার্যক্রম শেষ হলে সমন্বয়কারী এজেন্সি হতে লিড এজেন্সির ব্যাংক হিসাবে হজযাত্রীর বিমান ভাড়া বাবদ অর্থ পাঠাবে এবং লিড এজেন্সি তার ব্যবস্থাপনাধীন সকল হজযাত্রীর বিমান টিকিটের অর্থ এয়ালাইন্সের বরাবর পে-অর্ডার ইস্যু নিশ্চিত করবে।